Kako da se bolje organizujete i smanjite gubljenje vremena 📈

Svanulo je odavno. U krevetu ste i polako se budite. Neke misli počinju da vam prolaze kroz glavu. 

Jedna od njih je: 

Danas ću biti produktivan, imam svašta da obavim… sve ću to danas da završim.

A onda počne dan i odvede vas na razne neke strane. Na kraju dana shvatite da pola stvari niste stigli da obavite i sada se pitate gde prolete vreme.

Svi smo imali nekad ovaj problem. Neki ga imaju stalno.

U ovom tekstu ću vam dati savete kako da se bolje organizujete, uštedite i optimizujete svoje vreme.

Fokus 

Prva stvar koju većina ljudi uradi čim se probudi je da pogleda u telefon. Pogledamo koliko je sati, da li nam je neko pisao na vocapu, vajberu, mesindžeru, instagramu, mejlu itd. 

Onda još tako iz kreveta krećemo da skrolujemo po telefonu, pa ustajemo satima iz kreveta. 

Zašto ovo ne valja?

Punite od ranog jutra mozak raznim nebitnim informacijama koje vam prave haos i konfuziju. Većina ljudi nije ni svesna toga.

Jutro je jako važno za fokus.

Rešenje: Ne gledajte telefon prvih sat vremena kad ustanete. Umesto toga, ustanite, popijte vodu/čaj/limunadu/kafu, sednite na miru, razmislite i organizujte svoj dan. 

Pro Tip 👉 Pokušajte da se budite što ranije kako biste iskoristili više od dana i išli pre 12 na spavanje jer je tada najzdraviji san. Meni obično dan nije dovoljan za sve sto hoću da obavim, ali kad ustanem ranije, definitivno postignem više.

Planer i Trello

Kupite planer gde ćete voditi evidenciju o svim stvarima koje su vama bitne.

U planer obavezno zapisujte svakodnevno dve najvažnije stvari koje treba da obavite svakog dana. 

Ako imate više od dve stavke, zapitajte se: “Kada bi ovo bila jedina stvar koju bih uradio danas, da li bih bio zadovoljan ovim danom?” i svešćete to što imate na dve stavke.

Nekad ćete imati još stavki za taj dan. Njih dodajte nakon što podvučete crtu ispod prve dve. Bitno je da obavite prve dve, a ako stignete i više od toga, super! 

Zašto vam ovo kažem? Ako preterate sa stavkama stvorićete samo kontra efekat i demotivisaćete se kad vidite da ne stižete sve da obavite.

Volim ovu izreku 👉  Pametan piše, budala pamti. 

Šta vodim sve u svom planeru (vi to prilagodite sebi):

  1. To do listu za svaki dan. Dve glavne stvari i ostale stavke.
  2. Ciljeve (godišnje i mesečne)
  3. Ideje. Kad mi nešto zanimljivo padne na pamet što bih htela da isprobam ili primenim u poslu ili životu, zapišem u odeljak ideje.
  4. Teretana dnevnik. Imam kalendar u okviru planera gde stavljam slovo T svakog dana kad odem u teretanu. To radim kako bih išla minimun 3 puta nedeljno (jer mi je to jedan od ciljeva). Svaki cilj treba da vam bude merljiv. Šta ne može da se meri, time ne može ni da se upravlja. Na ovaj način formiram naviku idenja u teretanu i osećam se zadovoljno kada upišem to slovo “T” koje znači da sam završila trening za taj dan.
  5. Knjige i blog postovi. Jedan od ciljeva mi je da čitam 3 knjige i pišem 3 blog posta mesečno, pa zapisujem i vodim evidenciju o tome.
  6. Finansijski dnevnik. Od kada sam uvela finansijski dnevnik gde vodim evidenciju o tome koliko zarađujem i koliko trošim, dosta sam se optimizovala i više uštedim. Kao što već rekoh, ono što ne merite, time ne možete ni da upravljate.
  7. Zabavne i edukativne aktivnosti koje planiram za taj mesec (bioskop, pozorište, sajam, muzej, radionice i edukacije koje želim da pohađam itd.)

Vi stavite u vaš planer šta je vama bitno i naravno merite rezultate kako biste mogli da se optimizujete.

Planiranje je veoma korisno, ali slepo pridržavanje plana nije uvek moguće, jer neki planovi u kontaktu sa realnošću propadnu. Sve to je ok. Prilagodićete se.

Možete koristiti i online tool-ove kao što je npr. Trello. Trello koristim za dodelu zadataka i kolaboraciju sa svojim timom (dizajnerom i programerom) oko mog sajta. Da nema Trella, nastao bi potpuni haos, posebno kad imate više od dve osobe koje sarađuju na nekom projektu. Trello takođe koristim i kod planiranja putovanja i nekih ličnih stvari. 

Učenje

*Za one koji su na fakultetu, kao i za ostale koji uče i usavršavaju se.

Odredite koliko sati ćete učiti svakog dana i koliko stranica ćete prelaziti po satu.  

U ovom tekstu sam pisala o tome kako povećati brzinu čitanja i razumevanja.

Kad shvatite koliko brzo idete, znaćete i koliko brzo ćete stići  🚀

Nema ustajanja sa stolice dok ne pređete koliko ste zacrtali za taj dan. 

Ono što naučite, najbolje ćete utvrditi ukoliko to prenesete nekome.

Ova slika to dobro prikazuje.

Prepričavanje naučenog kolegi je korisno na više nivoa.

Mora prvo vama da bude sve jasno, morate napraviti strukturu u svojoj glavi, razdvojiti bitno od nebitnog i naći način da to predstavite zanimljivo. Na ovaj način pomažete kolegi, a i vi bolje pamtite i utvrđujete naučeno. 

Nakon što sam tokom celog svog školovanja (u osnovnoj i srednjoj školi, kao i na fakultetu) ovo radila, shvatila sam da mi prenošenje znanja ide odlično. Moji drugari su dobijali najviše ocene samo tako što sam im ja prenela suštinu kroz zanimljivu priču koju su lako upamtili (knigu nisu ni pipnuli). Ovo je i jedan od razloga zašto sam odlučila da pokrenem seriju svojih radionica.

Multitasking

Najgluplja stvar na svetu, a evo i zašto.

Zapišite:

Brojeve od 1 do 10

Rimske brojeve od I do X

i slova od A do I 

Prvo po redovima  👉 1,I,A. 

Izmerite koliko vam je vremena trebalo za to. Meni je trebalo 33 sekunde.

1IA
2IIB
3IIIC

Sada pišite po kolonama 👇  1,2,3,4….

Završite kolonu jedan, pa pređite na kolonu dva, pa na kolonu tri. Meni je trebalo 18 sekundi.

Grupisanjem zadataka u logične celine brže ih završavate. 

Kada krenete nešto da radite, pa se prebacite na nešto drugo, rasipate fokus i posle vam je teže da se vratite u mentalno stanje i koncentraciju koju ste imali za prvu stvar. 

Rad više stvari odjednom vas čini glupljim jer postajete sporiji i lošiji u obe stvari.

Na pola urađeno nije uopšte urađeno. Procenat gubitka usled multitaskinga je čit škart.

*Scrum knjiga detaljnije govori na o tome kako da postignete više za duplo manje vremena.

Kako da postignete duplo više

Telefon

Odložite telefone dok radite i sve ostale ometače. Telefon slobodno stavite u najdalju prostoriju u kući (to je moja taktika, jer me onda mrzi da ustanem i odem da vidim šta ima). Učinite vaše loše navike teškim.

Telefon mi je uvek na sajlentu. Ako sam nekom potrebna, javiću mu se kad budem slobodna. 

Čačkanje telefona, društvene mreže i ostale distrakcije koje koristite dok radite, samo produžavaju vreme završetka vašeg posla. Ne daj Bože da uđem da Instagram dok radim, to me samo zanese i za čas sam potrošila pola sata ni na ništa.

Ako vas neko zove dok radite, recite mu da imate 2 minuta kako biste ga ubrzali, ili mu se javite kada završite posao. 

Naučite svoje ukućane da vas ne prekidaju dok radite. Ne ohrabrujte ljude da se upuštaju u zaludne razgovore. 

Trenirate ljude oko sebe da budu efikasni i efektivni.

TV i novine

Ovo su dve stvari koje sam shvatila da su mi potpuno nepotrebne u životu. TV ne gledam već 7 godina, a online novine jako retko čitam. Nekada sam imala blic aplikaciju, ali sam je ubrzo obrisala jer su me jako nervirali glupi click bait naslovi. Kako sam onda obaveštena? Lako. Sve što je bitno saznam od drugih ljudi (ako uopšte ima nešto bitno). Na taj način štitim svoj mozak od informatičke prebukiranosti što mu daje više prostora i koncentracije da misli o stvarima koje su meni bitne. 

Pareto princip

Zapitajte se kojih su to 20% stvari koje vama donose 80% rezultata. Usmerite se na te stvari, a ostale smanjite ili izbacite. 

Od kada sam radila kao growth hacker razvila sam i growth mindset koji primenjujem ne samo u poslu već i u životu. Poenta je da testiram stvari, razmiljam, gledam šta radi, šta ne radi i usmeravam se na ono što radi i što mi donosi najveće rezultate.

Parkinsonov zakon 

Što manje vremena imate za izvršenje nekog zadatka, krajnji rok vas prisiljava da se mnogo više usresredite na njegovo izvršenje i nemate izbora nego da radite samo ono što je od suštinskog značaja.

Kraći rok je obično jednak višem kvalitetu zbog veće i jače usresređenosti.

Društvene mreže

Ako vam korišćenje Instagrama ili neke druge mreže ne doprinosi ni jednom cilju, smajite vreme koje provodite na tim mrežama ili prosto obrišite aplikaciju.

Ja pratim (zaista pratim) samo par osoba koje dele sadržaj koji se meni sviđa i koji ima neku vrednost.

Ako iz nečijeg sadržaja ne mogu da se motivišem, nasmejem ili naučim nešto, ne vidim zašto bih pratila tu osobu. Smanjujem informatičku prebukiranost svog mozga i oslobađam prostor za razmišljanje. 

Niste ni svesni koliko se mozak u današnje vreme trudi da se prilagodi mnoštvu informacija kojima smo izloženi putem Interneta. To ima jako lošeg uzicaja na naš fokus i pažnju. 

Držite informatičku dijetu, isključite na neko vreme društvene mreže ili Internet. Videćete život potpuno drugim očima.

Posao

Radite brže i budite produktivniji. 

Umesto merenja sati, merite rezulte. Koga je briga koliko neko radi sati? Sve što je bitno je koliko brzo i kvalitetno ste obavili posao. I rezultat.

Skoro sam se prijavila i dobila jedan posao gde je pozcija bila full time, a kancelarija na kraju Novog Beograda (što je prilično daleko od mene). Malo sam razmišljala i ispregovarala da radim part time (4 sata dnevno) i da radim remote (od kuće) i da budem plaćena po satu plus bonusi po učinku. Na ovaj način sam oslobodila sebi vreme da se bavim svojim stvarima i razvijam svoj biznis. Samo treba da razmišljate i uvek gledate kako da se optimizujete i napravite svoj život kako vama odgovara.

Ko nije probao nije ništa ni dobio. Zato ja uvek probam. I često dobijem 😉

Uvek vam je najbolji korak da prvo uspete da radite od kuće (ako vam vaša profesija to dozvoljava). Onda ćete doći do toga da radite 2 sata nešto za šta vam je ranije trebalo 6 sati i uštedećete tako sebi vreme. Takođe, nećete morati da gubite pola života u prevozu.

Umesto da radite do kasno i vikendom, radite radnim danima i održivim tempom. I idite na odmor. Neki ljudi pregore, zarade puno para, a posle ih troše na lečenje.

Radeći samo onda kada ste najefektivniji, život automatski postaje produktivniji i ispunjeniji zadovoljstvom. Radite manje beznačajnih poslova kako biste se više usresredili na ono što ima značaj.

*Više o tome kako da se optimizujete i radite pametnije imate u knjizi “Obogatite se radeći 4 sata nedeljno” Timoti Feris. Ova knjiga mi je dala neke ideje na osnovu kojih sam povećala duplo svoje prihode.

Kako da manjite gubljenje vremena

Ako su vam interesantne neke od ove dve knjige, možete ih naći u finesi. Imate i popust ukoliko kupujete online preko mene. Samo unesete kod “Janja”.

To bi bilo to od mene, nadam se da vam je ovaj tekst bar malo pomogao i dao neke ideje kako da se bolje organizujete i smanjite gubljenje vremena na gluposti 😎

Pišite mi u komentarima kako se vi organizujete, volela bih da čujem.

Kidajte,

ljubim vas ! 💋

1 Comment

  1. Nebojsa July 31, 2019 at 1:34 pm

    Kul post! Jedna od stvari koja pomaze za fokus jeste da se pre pocetka bilo kakvog posla resimo stvari koje nam odvlace paznju. Jedan primer jeste da npr. obican radnik na poslu u timu od 10 ljudi konstantno se prekida u toku posla dok osobe koje rade remote poslove mogu da izbace sve iz svoje kancelarije sto im moze odvlaciti paznju, gde mogu samo da se fokusiraju na svoje zadatke i budu produktivniji.

    Postoji jedan dobar snimak na YT, zaboravio sam ime, ako nadjem saljem, uglavnom jedna osoba u 2 sata odradi koliko i jedna koja radi ceo dan na poslu samo zbog tog fokusa gde ne dozvoljava da je nista moze da prekine.

    Jedna bitna stavka oko bolje organizacije jeste i da se sredi krug ljudi oko sebe, da se izbace negativne osobe i da se vise vremena provodi sa ljudima uspesnijim od sebe, bez normalnog razmisljanja nema nista od organizacije. 🙂

    Svakako ovo je jedan od dobrih primera zasto su neki ljudi uspesni u zivotu a drugi nisu.

    Reply

Ostavite komentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *